Учет первичной документации в бухгалтерии. Первичная бухгалтерская документация — это…

Первичные учетные документы

(англ. basic record documents) - по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется , составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции. Поскольку оформление П.у.д. является началом учетной регистрации хозяйственных операций, они составляют основу учетной информации, обеспечивая бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К П.у.д. относятся заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, счета-фактуры, наряды, квитанции, товарные чеки и др. подобные документы. Информация, содержащаяся в П.у.д., систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учета.

Основные о П.у.д. установлены ФЗ «О бухгалтерском учете»** (ст. 9). П.у.д. принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. П.у.д., форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать: наименование документа; дату его составления; наименование организации, от имени которой составлен ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Только при наличии в учетном документе всех перечисленных реквизитов документ может рассматриваться в качестве П.у.д., приниматься к учету и являться документальным подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Не запрещено включение в П.у.д. и иных, помимо обязательных, реквизитов. Законодательством могут устанавливаться специальные требования к составлению некоторых видов П.у.д. Напр., правила составления счетов-фактур установлены Порядком ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 г. № 914.

Формы П.у.д., применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности утверждаются при принятии учетной политики организации.

Субъекты малого предпринимательства могут применять для документирования операций типовые межведомственные формы П.у.д., ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные применительно к соответствующим типовым, которые содержат обязательные и обеспечивают достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций. П.у.д., поступающие в бухгалтерию организации, являющейся субъектом малого предпринимательства, проверяются по форме на полноты и правильности их оформления и по содержанию с точки зрения законности документированных операций и логической увязки отдельных показателей.

Перечень лиц, имеющих П.у.д., утверждает по согласованию с главным бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта, договорной и некоторых др. служб. П.у.д., которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

П.у.д. должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, ~ непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление П.у.д., передачу их в установленные для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские П.у.д. не допускается. В остальные П.у.д. исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали эти документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе П.у.д. составляются . Они содержат данные о хозяйственных операциях, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. При помощи составления сводных учетных документов удается уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К числу сводных документов относятся, напр., группировочные ведомости, разработочные таблицы, ведомости распределения расходов, отчеты или ведомости о движении продукции, сырья, материалов и т.п.

П.у.д. могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. В таких случаях или др. организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие П.у.д., снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Большой юридический словарь . Академик.ру . 2010 .

Смотреть что такое "Первичные учетные документы" в других словарях:

Первичные учетные документы - (англ. basic record documents) по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется … Энциклопедия права

Первичные учетные документы - (primary accounting documents) Письменные свидетельства о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются все данные, которые используются для бухгалтерского учета. П.у.д. составляются либо по унифицированной форме (документы по учету… … Экономико-математический словарь

первичные учетные документы - Письменные свидетельства о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются все данные, которые используются для бухгалтерского учета. П.у.д. составляются либо по унифицированной форме (документы по учету материалов, платежные поручения,… … Справочник технического переводчика

Первичные учетные документы - Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к… … Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - (англ. primary accounting documents) – письменное свидетельство о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются данные, к рые используются для ведения бухгалтерского учета. Требования к П.у.д. отражены в Федеральном законе «О… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь

Первичные учетные документы - 1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет... Источник: Федеральный закон от… … Официальная терминология

Учетные документы Энциклопедия права

См. Первичные учетные документы … Большой юридический словарь

Документы первичные учетные - все хозяйственные проводимые операции должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

Сводные учетные документы - см. Первичные учетные документы … Энциклопедия права

Книги

• Торговля. Настольная книга бухгалтера торгового предприятия+CD , Агафонова М.Н.. Бухгалтеру мини-маркета и мегамолла, точки оптовой или комиссионной торговли, торговой сети и небольшого магазина это практическое пособие поможет наладить и правильно вести бухгалтерский…

Первичный бухгалтерский учет – это документальное подтверждение о совершении тех или иных хозяйственных операций.

Такое документальное подтверждение имеет полную юридическую силу, Главным его инструментом являются первичные учетные документы бухгалтерского учета.

Формы и виды первичных документов

В зависимости от того, какой тип операции необходимо отразить, первичные учетные документы могут иметь типовую или же специализированную форму.

Первая форма первичных документов бухгалтерского учета применяется при регистрации однородных хозяйственных операций, которые являются типичными для большей части предприятий одной, или целого ряда отраслей.

Проще говоря, для обычных операций, которые проводит большая часть организаций в нашей стране.

Специализированная форма необходима для проведения операций узкой специализации

К первичным документам относятся:

• платежные поручения,
• кассовые приходно-расходные ордера,
• товарные накладные,
• счета и т.д.

Любой первичный документ должен включать в обязательном порядке следующее:

Правила заполнения первичных документов

Все первичные документы бухгалтерского учета должны быть заполнены четко и аккуратно.

1. Допускается использование шариковых, чернильных ручек, вычислительной техники и пишущей машинки.
2. Первичные документы должны составляться в тот самый момент, когда планируется совершение хозяйственной операции.
3. В некоторых случаях (когда на это есть объективные причины) необходимые документы могут быть созданы сразу после проведения операции.

Сегодня в большинстве организаций для первичных документов используют уже готовые типовые бланки: накладные, ордера, счета, талоны, ведомости и т.д.

Первичные учетные документы делят на два вида: внешние и внутренние.

Внешние документы поступают в организацию (фирму) со стороны.

Отправителем могут быть государственные учреждения, вышестоящие организации, банки, налоговые инспекции (в этом случае это уже первичные документы налогового учета), учредители, поставщики, покупатели и т.д.

Они составляются по типовой форме.

В качестве примера внешнего учетного документа может послужить счет-фактура от поставщика, платежное поручение, платежное требование, платежное поручение-требование и т.д.

Внутренние учетные документы создаются исключительно внутри организации

В свою очередь, внутренние документы бухгалтерского учета, делятся на следующие виды первичных документов:

1. распорядительные. Вид документов, в которых содержатся определенные распоряжения или указания относительно выполнения определенных операций;
2. оправдательные (исполнительные). Такие документы освещают факт проведения определенной операции. В качестве примера можно взять акт приемки материалов (товаров), приходные ордера, акт приемки выработанной продукции, акт приемки-выбытия основных средств и т.д.
3. комбинированные. Этот тот вид документов, которые одновременно являются оправдательными и распорядительными. Это расчетно-платежные ведомости, приходно-кассовые ордера (документы), авансовые отчеты и т.д.;
4. бухгалтерского оформления. Такие документы составляются в том случае, если для записи хозяйственной операции не подходит типовая форма первичных документов. Например, ведомости распределения, справки и т.д.

Исправления в первичных документах

Бывают случаи, когда даже опытный бухгалтер допускает ошибку в оформлении первичного документа.

Отсюда возникает вопрос: а можно ли ее исправить, и будет ли после этого документ иметь юридическую силу?

Исправить ошибку можно только в том случае, если он (первичный документ) еще не был отражен в бухгалтерском учете, то есть, не проведен.

Исправления в первичных документах ни в коем случае нельзя делать с помощью «штриха».

Для этого специально существуют три способа:

1. корректурный,
2. дополнительная запись,
3. сторнировочный.

Корректурный способ исправления используется исключительно в случаях, когда ошибка была совершена в учетных регистрах, и при этом не затрагивает корреспонденции счетов.

Данный способ уместен до составления баланса. Неверную цифру, сумму или текст необходимо аккуратно зачеркнуть тонкой линией, и рядом написать правильное значение.

Сбоку документа необходимо сделать сноску: исправленному верить, проставить подпись и дату исправления.

Способ можно использовать на первичных документах учета основных средств. На денежных документах использование такого способа недопустимо.

Способ дополнительной записи может быть использован в том случае, если сумма проводимой хозяйственной операции занижена.

Например, в случае, если поставщиком с расчетного счета перечислено 1000 рублей. Хозяйственная операция проведена правильной корреспонденцией счетов, и только сама сумма по ошибке занижена до 500 рублей.

Решается этот вопрос очень просто: на недостающую сумму делается дополнительная проводка

Ее можно сделать как в текущем, так и в следующем месяце.

И, наконец, сторнировочный способ. Он предполагает изменение неправильной записи с помощью отрицательного числа.

Грубо говоря, повторяют неправильную корреспонденцию и цифру красными чернилами.

Вместе с этим, тут же составляется уже правильная запись (используются уже обычные чернила). Такой способ используют при записи преувеличенной суммы или же неверной корреспонденции счетов.

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

• договор;
• счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Первичные документы бухгалтерского учета используются на каждом предприятии. Все они по-своему важны и должны в обязательном порядке учитываться в работе. Они оформляются согласно формам первичных учетных документов регистров бухгалтерского учета. Полный их список и правила оформления представлены в данной статье.

Особенности оформления

Говоря о первичных документах, имеют ввиду те бумаги, которые отвечают за каждое из хозяйственных событий, произошедших на предприятии. Оформляя данного рода документацию, каждый бухгалтер должен помнить, что конкретных и четко фиксируемых форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета не существует. Выбор возлагается на предприятие. Именно оно решает, какую из возможных форм, ему удобно использовать в своей деятельности. Также важно, при оформлении формы первичных учетных документов бухгалтерского учета указывать все реквизиты. Они как раз имеют обязательный перечень, из которого ничего нельзя исключать. Стоит отметить, что информация о том, какую форму первичных документов бухгалтерского учета использует предприятие, должна быть указана в обязательном порядке в учетной политике компании. Это очень важный момент.

Список первичных учетных документов бухгалтерского учета

В список первички входят девять важных бумаг:

1. Товарная накладная.
2. Расчетные формы.
3. Акт сдачи-приемки.
4. Документы по движению основных средств.
5. Платежные поручения.
6. Бумаги по кассовым операциям.
7. Авансовый отчет.
8. Бухгалтерская справка.
9. Акт, прописывающий взаимозачет.

Этот перечень первичных документов бухгалтерского учета является общепринятым и используется на всех предприятиях.

Товарная накладная

Данный первичный документ бухгалтерского учета предназначен для отражения всех передвижений товарно-материальных ценностей. В накладной обязательно должны содержаться данные, прописанные также в счет-фактуре. Стоит отметить, данная бумага обязательно должна оформляться в двух экземплярах. В качестве заверения данного документа используется подпись руководителя и печать организации. Что касается формы оформления накладной, то обычно предприятия используют ТОРГ-12. Обычно ее применяют оптовые компании. В бланке обязательно прописываются реквизиты как договора, на основании которого осуществляется сделка, так и реквизиты товарной накладной. Также в нее входят информационные сведения об участниках операции и об передаваемом товаре. В товарной накладной должны прописываться сведения о приложенных бумагах. Что касается подписей, то их ставят обе стороны. Важно знать, что те организации, работа которых не предполагает использование печати, имеют право данный вид документа ею не заверять.

Расчетные формы

Расчетно-платежная ведомость составляется согласно бланку Т-49. Форма этого первичного документа бухгалтерского учета значится номером 0301009. Ее использование ограничивается лишь для предприятий, ведущих бюджетную или казенную деятельность. Согласно данному документу производится полный насчет и дальнейшее начисление заработной платы сотрудников. Основными данными бланка данного рода являются табель учета рабочего времени, тарифная ставка, размер удержаний и взаимозачетов. Иные организации, а также индивидуальные предприниматели выдают зарплату своему персоналу по форме 0504401. Основой для начислений здесь также служит табель учета рабочего времени. Потребность в данной документации обуславливается необходимостью сокращения документооборота в организации. Составляют данный первичный документ бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии, которые после подготовки бумаг передают их в кассу. После того как все средства, прописанные в документе, выданы кадрам, следует его возврат в бухгалтерию. Переданный кассирам бланк обязательно должен быть подписан руководителем предприятия.

Акт сдачи-приемки

Поводом для оформления данного первичного документа бухгалтерского учета служит передача заказчику работ или услуг, выполненных предприятием. Он подтверждает, что все договоренности соблюдены и заказчика устраивают полученные результаты. Форма акта не имеет обязательного установленного формата. Но есть перечень данных, которые он должен содержать. В него входят такие отметки, как наименование компании, дата формирования документа, отражение лица, составившего документ, формат работ, должности и подписи ответственных лиц. Также существует унифицированная форма КС-2. Она не распространяется на все виды работ или услуг. ее можно применять только лишь при условии, что подрядчик занимается капитальным строительством. В случае доработки данной формы ее могут использовать при строительно-монтажных работах на объектах гражданского или жилищного назначения.

Документы по движению основных средств

В данном случае сотрудники предприятия используют следующие разновидности первичной документации:

• Форма ОС-1 - акт описывающий факт приемки или передачи основных средств. Данная форма первичных документов бухгалтерского учета используется в случае передачи объектов. Стоит отметить, что здания или сооружения к ним не относятся.
• ОС-1а - эта форма распространяется на здания или сооружения.
• ОС-4 - оформляется в случае списания основных средств предприятия.
• ИНВ-1 - это инвентаризационная опись. Подходит для фиксирования факта проведения инвентаризации.
• ИНВ-1а - подходит для случаев инвентаризации НМА.

Каждая из этих форм имеет унифицированный бланк. Его использование является обязательным при составлении первичной документации бухгалтерского учета.

Платежные поручения

Оформляется данная бумага согласно форме ОКУД 0401060. При формировании бланка следует соблюсти несколько этапов заполнения:

1. Введение номера и даты совершения платежа.
2. Указание в специальной графе вида платежа. В данном случае можно воспользоваться такой пометкой, как "Срочной" или "Почтой".
3. Прописать статус плательщика. Существует 28 кодов от 01 до 28. Это могут быть налогоплательщики, банки, кредитные организации и прочие.
4. Введение суммы платежа. Записывать ее необходимо прописью и цифрами.
5. В качестве реквизитов отправителя следует указать ИНН, КПП, наименование, банковские реквизиты.
6. Также следует прописать аналогичные реквизиты получателя.
7. Данный этап предполагает указание дополнительных кодов и шифров - вида, очередности и кода.
8. Введение информации о последующем платеже.
9. Подписание ПП.

В зависимости от вида платежа данный бланк заполняется полностью или же частично.

Бумаги по кассовым операциям

В данном случае возможно оформление двух основополагающих бланков. Первый - это приходный кассовый ордер, второй - расходный. Так, ПКО оформляется в тех случаях, когда в кассу поступают новые денежные средства. Регулируется формат данного первичного документа бухгалтерского учета Госкомстатом РФ. Заполняют его на бумажном носителе по форме КО-1 или же в электронном виде. Подписывается документ главным бухгалтером и остается на хранение в бухгалтерии. Что касается расходного кассового ордера, то особенности его оформления являются аналогичными. Единственным его отличием является цель. Его заполняют в случаях выдачи денежных средств. Еще одной его особенностью можно назвать обширность возможностей заполнения - это может быть Word и Excel. Первичная документация бухгалтерского учета данного типа оформляется по форме КО-2.

Авансовый отчет

Как и все первичные документы и регистры бухгалтерского учета, данная форма является отчетом по деятельности предприятия. Фактически авансовый отчет оформляется в тех случаях, когда сотруднику нужно отчитаться за средства, полученные им из кассы и потраченные на нужды компании. Основными сведениями, входящими в данный бланк, являются:

• Сумма средств, полученных работником предприятия.
• Цель, на которую были потрачены средства.
• Фактические расходы.
• Остатки или же излишки, которые сотруднику пришлось уплатить из своего бюджета.

Эти позиции безусловно являются очень важными, но они считаются недействительными, в случае если к бланку авансового отчета не приложены оправдательные документы. Что касается оформления данного вида первичной документации, то оно упрощается за счет наличия унифицированной формы. Она носит название - АО-1. Если предприятие желает разработать собственный бланк, то это также разрешается. Самое главное внести в документ все необходимые реквизиты. Чаще же всего в работе предприятий используется унифицированный бланк. Оформляется бланк в единственном экземпляре в трехдневный срок со дня выдачи денег. Утвердить документ должен руководитель сотрудника, взявшего подотчет. Подавать авансовый отчет можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Бухгалтерская справка

Данный вид первичной документации оформляется при трех условиях:

1. В случае потребности в исправлении шибки, допущенной в процессе формирования стандартных учетных операций.
2. Для проведения операции, нуждающейся в ручном разбросе начислений.
3. При прописании проводок, в которых участвуют нетиповые учетные документы.

Чаще всего бухгалтерская справка все-таки используется для указания ошибок. Данный документ можно назвать универсальным, так как он подходит, как для текущего пер иода, так и для любых других. Преимуществом этой формы для текущего периода, является способность сохранять корректные суммы по оборотам. то реализуется путем введения сторно или допроведением сумм. Четкая установленная форма бухгалтерской справки распространяется только на государственные структуры. Иные налогоплательщики имеют право использовать свой собственный бланк. Важно только, чтобы он включал в себя следующую информацию:

1. Наименование организации.
2. Заголовок документа и дата его формирования.
3. Суть операции.
4. Требуемые суммы и количества.
5. Подписи всех лиц, несущих ответственность.

Стоит отметить, что если предприятие планирует использовать собственную форму, то этот факт оно должно указать в учетной политике.

Акт, прописывающий взаимозачет

Суть данного бланка - отразить погашение взаимных долгов между предприятием и сотрудником. Для того чтобы провести зачет необходимо заполнить акт и соглашение на поведение данной операции. Акт оформляется на том этапе, когда предприятие выдвигает своему работнику встречную задолженность и сторонам удобно ее зачесть в счет долга. Если же такие условия удобны для обеих участников, то оформляется специальное соглашение, подтверждающее желание сторон произвести зачет.

Все хозяйственные и финансовые операции, происходящие на том или ином предприятии, находят свое отражение в материальных объектах с зафиксированной информацией. Это бухгалтерские документы, без которых невозможен учет любой деятельности. Они являются главным звеном в системе контроля над законностью ведения операций, движением товарных и материальных ценностей, сохранностью имущества, готовой продукцией, оборотом денежных средств.

Своевременность и правильность их составления напрямую влияет на общее качество осуществления бухгалтерского учета. Документооборот в бухгалтерии - это движение документов от начала их составления до полного завершения исполнения. Он регламентируется специальным графиком составления и передачи документации и зависит от количества разнородных операций, производимых в процессе хозяйственно-финансовой деятельности. Чем больше цехов, участков, видов продукции на предприятии, тем большее число различных документов будет задействовано в нем.

Документы бухгалтерского учета бывают нескольких видов: первичные (учетные), организационно-распорядительные, статистические. Документы с зафиксированной в них информацией обеспечивают ее накопление, сохранность, возможность передачи, многоразовое использование. Они выполняют учета.

Наиболее распространенные бухгалтерские документы:

Ведомости, приходные и расходные ордера по выплате денег из кассы предприятия;

Платежные поручения;

Товарные чеки, расходные и приходные накладные;

Доверенности, договора;

Акты выполненных работ и приема-передачи товаров;

Документация на выдачу материальных ценностей;

Распоряжения, приказы, акты ревизий, объяснительные и протоколы собраний, служебные письма, акты комиссий.

Все они различаются по своей природе. Подписывая бухгалтерские документы, каждый работник принимает на себя ответственность за правильность оформления, целесообразность операции, достоверность информации, отраженной в них.

Бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:

Входящие;

Исходящие;

Внутренние.

Входящие поступают в одном потоке документов и обрабатываются специальным работником. После получения и проверки правильности составления и оформления (наличие печати и подписей) они сортируются на нерегистрируемые и регистрируемые и отправляются по соответствующим отделам. Бухгалтерские документы, как правило, не регистрируются. В бухгалтерию поступает также масса данных из иных структурных подразделений.

Дальнейшая обработка информационных носителей имеет свою специфику. Поступившие документы передаются работнику, за которым закреплен соответствующий участок работы (материальная или расчет заработной платы и другие).

Сотрудник проверяет полноту и правильность оформления точность заполнения реквизитов, законность операции, логическую увязку показателей. Принятые документы систематизируются в хронологическом порядке (по датам) и оформляются накопительными ведомостями или в

Порядок формы записей учетных накопительных документов определен в инструкции бухгалтерского учета.

Оформление организационно-распорядительных сведений осуществляется по правилам составления служебных документов.

Проверка и отправка исходящих данных производится в общем потоке через секретаря или канцелярию.

При отправке проверяют правильность составления документа (наличие даты, печати, подписи, всех страниц, правильность адресата).